Werkplek

Als u uw personeel op de werkplek trakteert, hoeft uw personeel hierover geen belasting te betalen. De werkplek is een ruim begrip, want alle ruimtes waarvoor u als werkgever volgens de Arbowet verantwoordelijk bent, vallen eronder. Een ijsje of colaatje in bijvoorbeeld uw kantine of op kantoor is dus onbelast.

Betaal zelf

Betaalt uw personeel de verfrissing zelf en vergoedt u de kosten, dan is de vrijstelling niet van toepassing. Zorg er dus voor dat u de factuur zelf betaalt om belastingheffing te voorkomen. 

Werkkostenregeling

U kunt er ook voor kiezen een fris extraatje onder te brengen in de werkkostenregeling, WKR. Bijvoorbeeld als u na het werk met uw personeel iets gaat drinken op een terrasje in de buurt. Houd er dan rekening mee dat u met al uw personeelsvoorzieningen in het jaar binnen de vrije ruimte blijft. Schiet u hier overheen, dan betaalt u als werkgever namelijk 80% belasting over het meerdere. Een ander aandachtspunt is de gebruikelijkheid. Geeft u meer dan € 2.400 aan een werknemer per jaar aan zaken of vergoedingen in de vrije ruimte? Dan zult u, voor het gedeelte boven de € 2.400 aannemelijk moeten maken dat deze zaken of vergoedingen gebruikelijk zijn. Lukt dat niet, dan mag u de WKR niet toepassen.

Voorbeeld
Uw loonsom is € 600.000. Uw vrije ruimte bedraagt dan € 400.000 x 2% + € 200.000 x 1,18%, ofwel € 8.000 + € 2.360 = € 10.360. U heeft dit bedrag dit jaar al besteed aan vergoedingen en verstrekkingen. Stel dat u met uw personeel buiten de deur iets gaat drinken voor in totaal € 450 en u brengt dit onder in de WKR. U betaalt dan € 450 x 80% = € 360 belasting via de eindheffing.

Aftrekbaar van de winst

De kosten van verfrissingen voor uw personeel zijn aftrekbaar van de winst als ze belast zijn en deels aftrekbaar als ze onbelast zijn. Deze kosten worden dan namelijk aangemerkt als ‘gemengde kosten’ en dus is vanwege het privévoordeel een deel niet aftrekbaar. Betaalt u over uw winst inkomstenbelasting, dan is 20% van de kosten niet aftrekbaar. Umag er ook voor kiezen om een vast bedrag van € 5.700 niet af te trekken. 

Een rekensom leert dat dit alleen voordelig is als uw totale gemengde kosten in 2025 meer dan € 28.500 bedragen. Betaalt u vennootschapsbelasting, dan is 26,5% van de kosten niet aftrekbaar. Ook nu mag u ervoor kiezen een vast bedrag aan kosten niet in aftrek te brengen. Dit bedrag is € 5.700 of 0,4% van uw loonsom als dit meer is.